クイックレスポンス、英語ではQuick Response。
「素早く返信する、受け答えする」などの意味となります。

ある事務所の所長先生がこのように仰っていました。

「私は誰からであっても
できる限り早く対応するようにしている」と。

今回はその先生の思いやりについてご紹介します。

所長先生や会計担当者の皆様のもとには
毎日たくさんのメールで、
あるいは直接顧問先から
ご質問を受けることが多いかと思います。

また顧問先からだけでなく
上司からも、さらに部下からの相談などもあるでしょう。

ビジネスにおいて、このとき必要とされるのは素早さです。

早く返答することで、
相手は「自分のことを気にかけてもらえている」と思い、
信頼にも繋がります。それが顧客満足となるのです。

とはいえ、いつも“答え”を返答する必要はありません。
時にはすぐに回答できない状況もあるでしょうし、
じっくり調べてからでないと分からないこともあるでしょう。

【メールの場合】
メールであれば「メール拝見しました。
○○のため後ほどご連絡いたします」と返答しておくことで、
相手は放置されているという不安がなくなり安心します。

【直接の場合】
その場で回答が難しく、持ち帰り宿題としたことも、
「○日までに一度ご連絡します」と
返答の時期を明確にすることが重要です。

また適宜、途中経過の連絡を入れておくことで
相手の待たされているという感覚は和らぎます。

【電話で不在の場合】
顧問先から電話で呼び出された方が不在の際には、
単に不在であることだけを伝えるのではなく、

いつ頃折り返し連絡できそうかということを
お伝えすることが重要です。

そのためにも所内でのスケジュール共有は必須です。

すべては相手への思いやりです。

冒頭の先生も「常に自分だったら、どう対応してもらえたら
安心するかを考える」と仰っていました。

もちろん対応の早さだけでなく、
日々の面談や継続続的なフォローにも思いやりが求められます。

その積み重ねが顧客満足であり、
会計事務所業界だけでなくサービス業界全体で
今後生き残っていく1つの指標であることは
間違いないでしょう。

★ワンポイントアドバイス★
メールでのクイックレスポンスでは、
すぐに返答できるものはすぐに返答してしまうのが一番です。

「あとでいいや」だと再度読み直し
理解しなおすのに時間がかかります。